Gratis factuur voorbeelden voor België
- Factuur voorbeeld voor België
- Offerte voorbeeld voor België
- Invoice: factuur in het engels voorbeeld voor België
- Creditnota voorbeeld voor België
- Proforma factuur voorbeeld voor België
- Debetnota voorbeeld voor België
Wat is een voorbeeldfactuur voor België?
Een voorbeeldfactuur voor België is een vooraf ontworpen kader voor een factuur die voldoet aan de factuureisen in België. Het voornaamste doel is het maken van een factuur die ervoor zorgt dat je klanten het juiste bedrag betalen voor de geleverde producten en/of diensten. Een voorbeeldfactuur is meestal bewerkbaar, aanpasbaar en downloadbaar. Het zorgt voor gebruiksgemak en consistentie van de gegevens omdat het bedrijf dat de factuur opstelt een gepersonaliseerde voorbeeldfactuur kan gebruiken met vooraf ingevulde bedrijfsgegevens.
Hoe factureer je een klant met behulp van een voorbeeldfactuur?
Over het algemeen worden de volgende stappen genomen om een klant met behulp van een voorbeeldfactuur te factureren.
De basisgegevens van de voorbeeldfactuur aanpassen
De basisgegevens van de factuur omvatten de gegevens van de verkoper en de klant, de contactadressen, de factuurdatum, de omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd, het aantal geleverde goederen of uren aan diensten, het met de klant overeengekomen tarief, het toepasselijke btw-tarief en het btw-bedrag, de totale betaling die op de factuur wordt gevraagd en alle andere aanvullende informatie die betrekking heeft op de verkooptransactie.
De informatie moet volledig zijn. Het moet ook nauwkeurig zijn en mag geen rekenkundige of andere algemene onnauwkeurigheden bevatten.
Op dezelfde manier moet, indien van toepassing, de inhoud van de factuur worden ondersteund door betrouwbare brondocumenten. Om de nauwkeurigheid van de factuur te garanderen, moet bijvoorbeeld het aantal te factureren goederen overeenkomen met de hoeveelheid die in de zakelijke overeenkomst staat vermeld.
De factuur bijvoegen of afdrukken en naar de klant sturen
Als een bedrijf besluit om elektronische facturen naar klanten te sturen, omvat de procedure het uploaden van het bestand naar een e-mailscherm, het invoeren van het e-mailadres en de content en het verzenden naar de betreffende klant. Aan de andere kant, als het bedrijf besluit om fysieke facturen te sturen, moet de factuur worden afgedrukt en in een envelop worden gedaan. Het adres van het bedrijf van de ontvanger wordt op de envelop vermeld en deze wordt dan per post naar de klant gestuurd.
Nagaan of het nodig is om het bestandsformaat van de voorbeeldfactuur te wijzigen
Het is mogelijk om het bestandstype van de voorbeeldfactuur te wijzigen als het bedrijf dat wenst. Als het bedrijf bijvoorbeeld een Word-bestand heeft gedownload en de content heeft bijgewerkt, kun je het Word-formaat converteren naar een pdf-formaat. Een pdf-formaat wordt vaak gebruikt in het factureringsproces.
Er bestaan verschillende bestandsformaten voor een factuur. Hieronder volgt een uitleg daarover.
Beschikbare factuurformaten
Er zijn verschillende formaten waarmee facturen kunnen worden opgesteld. Deze formaten omvatten, maar zijn niet beperkt tot, pdf, Excel, Word, Google Docs, Google Sheets enzovoort. Het bedrijf mag zelf één van deze factuurformaten kiezen. Zoals eerder vermeld, is pdf echter één van de meest gebruikte factuurformaten. Dat heeft met de volgende aspecten te maken.
Waarom wordt een factuur in pdf-formaat als optimaal aangemerkt?
De volgende kenmerken maken de pdf-facturen tot één van de beste voorbeeldfacturen.
Het beste voor e-mailbezorging
Het pdf-formaat wordt beschouwd als één van de veiligste bijlagen. Dat betekent dat het minder snel door e-mailplatforms wordt geblokkeerd. Dit zorgt voor een soepele informatiestroom tussen de verkoper en de koper.
Universele compatibiliteit
Het pdf-bestand is op elk moment toegankelijk voor klanten, zonder dat ze software hoeven aan te schaffen. Dit komt omdat het pdf-factuurformaat door alle besturingssystemen zoals Windows, MacOS, Linux, iOS en Android wordt ondersteund.
Duurzame opmaak
De opmaak en de lay-out van het bestand blijven hetzelfde als je een pdf-bestand gebruikt. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger van de factuur de oorspronkelijke content of lay-out kan bekijken.
Gemakkelijk af te drukken op papier
Een groot voordeel van de pdf-factuur is dat je alleen maar op de printknop hoeft te klikken. De gebruiker hoeft het formaat van de papieren niet handmatig in te stellen omdat de printers automatisch hun instellingen overnemen, in lijn met de marges van de pdf-pagina. Dit zorgt voor extra gemak bij het gebruik van een pdf-factuur.
Gemakkelijk aan te passen
De content van het pdf-document is eenvoudig aan te passen. De voorbeeldfactuur kan bijvoorbeeld worden aangepast met je eigen bedrijfslogo, lay-out, thema, ontwerp, andere content of onderdelen van de factuur. Je kunt ook hyperlinks en andere extra informatie aan het pdf-document toevoegen.
Al deze genoemde kenmerken maken de pdf-factuur tot één van de meest geaccepteerde voorbeeldfacturen voor bedrijven in België.
Wat is een gespecificeerde voorbeeldfactuur?
Een gespecificeerde voorbeeldfactuur wil zeggen dat er een gedetailleerde uitsplitsing van de afzonderlijke producten en/of diensten in de factuur wordt gegeven. De uitsplitsing bestaat uit de gespecificeerde beschrijving en de bijbehorende kosten van de goederen en/of diensten. Om het totaalbedrag van de factuur te berekenen, worden de bedragen van elke post bij elkaar opgeteld.
Deze gedetailleerde uitsplitsing is nuttig bij beoordelingen en afstemmingen omdat het helpt de nauwkeurigheid en de volledigheid van de bedrijfsadministratie te garanderen.
Conclusie
Kort gezegd is een voorbeeldfactuur een bewerkbaar, aanpasbaar, wijzigbaar en downloadbaar bestandsformaat dat wordt gebruikt om een factuur op te stellen. Over het algemeen kiezen kleinere bedrijven ervoor om een voorbeeldfactuur te gebruiken. De reden hiervoor is dat het gemakkelijk en goedkoop is. Bovendien is er geen geavanceerde software nodig om de factuur op te kunnen stellen.
Als onderdeel van het factureringsproces wordt de voorbeeldfactuur gedownload, aangepast, bijgewerkt en vervolgens naar de klanten gestuurd. Je kunt de voorbeeldfacturen eenvoudig bewerken in onder andere pdf, Excel, Word, CSV en Google Docs.
Het pdf-formaat wordt wereldwijd steeds vaker gebruikt vanwege de uitzonderlijke eigenschappen. Deze eigenschappen zijn onder andere dat het makkelijk te gebruiken is, minder snel door e-mailplatforms wordt geblokkeerd, makkelijk af te drukken is en voor iedereen toegankelijk. Een bedrijf kan kiezen voor een voorbeeldfactuur met een gedetailleerde uitsplitsing. Deze uitsplitsing maakt het gemakkelijk om de factuur te controleren en te begrijpen. Daarnaast helpt het ook bij de reconciliatie van de content van de factuur.